Definitie van verwarmingskosten
Volgens § 9 van de verordening verwarmingskosten (HeizkV) moeten de warmwaterkosten eerst in mindering worden gebracht op de berekende, uniform gemaakte bedrijfskosten om de verwarmingskosten te berekenen.
Dit geldt natuurlijk alleen als het warme water wordt bereid via het verwarmingssysteem. Als de in de appartementen geïnstalleerde instantboilers of boilers worden gebruikt voor de bereiding van warm water, is de berekening uiteraard niet nodig.
Dan zijn de vastgestelde bedrijfskosten ook de stookkosten tegelijk, aangezien elke huurder de kosten voor zijn eigen warmwaterbereiding via de elektriciteitskosten draagt.
Verschillende verwarmingsmiddelen en restjes
Bij zogenaamde niet-lijngebonden energiebronnen kan het voorkomen dat er aan het begin en aan het einde van een factureringsperiode een eerste en een rest aan verwarmingsapparatuur aanwezig is.
Niet-lijngebonden energiebronnen zijn:
- Olie verhitten
- Vloeibaar gas
- Pellets (op bestelling)
De start- en resterende voorraad verwarmingsmedia zijn een veelvoorkomende reden voor factureringsfouten. Bijna een vijfde van alle als onjuist herkende berekeningen wordt veroorzaakt door een verkeerde omgang met start- of restvoorraden.
Verkeerde aanpak
Over het algemeen worden dezelfde drie fouten steeds weer in de berekening aangetroffen:
- de initiële en / of resterende voorraad wordt verondersteld nul te zijn
- bij de berekening wordt geen rekening gehouden met de begin- en / of resterende voorraad
- Start- en resterende voorraad worden altijd berekend met dezelfde waarden over verschillende boekhoudperioden (wat logischerwijs niet kan zijn)
Verantwoordelijkheid voor fouten
De huiseigenaar (verhuurder) is altijd verantwoordelijk voor dergelijke rekenfouten. Er is een uitzondering als de vastgoedbeheerder bijvoorbeeld een facturatiebedrijf inhuurt. Het facturatiebedrijf is ook verantwoordelijk voor rekenfouten.
Probleem tussen leveringen
De kosten voor de energiebronnen, zoals vloeibaar gas of stookolie, veranderen bij elke levering. Dit levert een probleem op bij de tussentijdse oplevering.
In de praktijk moet met de volgende waarden rekening worden gehouden:
- een beginsaldo van de vorige boekhoudperiode tegen de dan geldende prijs
- een eerste levering met een eigen prijs
- mogelijk een andere levering tegen nog een andere prijs
- een restant waarvan de prijs niet precies kan worden bepaald
De wet lost het probleem op met een simpele regel:
de stookolie wordt gebruikt in de volgorde waarin deze is gekocht. Dit betekent dat de resterende voorraad altijd de prijs van de laatste levering ervoor heeft, als deze lager is. Als de resterende voorraad groter is dan de hoeveelheid van de laatste levering, moet ook de prijs van de voorlaatste levering worden geschat voor de overtollige hoeveelheid.
Verwarmingsverbruik van huurders
De afrekening van bijkomende kosten dient te geschieden volgens een bepaalde verdeelsleutel. Ook het verbruik van de individuele huurders moet voor minimaal 50 procent in rekening worden gebracht.
Bij de huurder moeten in ieder geval leesapparatuur aanwezig zijn, die de verhuurder of een leesbedrijf moet lezen. Als verhuurder kun je ook kWh aan verwarmingsmiddel terugtellen om na te gaan:
- Stookolie heeft 10 kWh per liter
- Stadsgas heeft 4,5 kWh per m³
- voor aardgas is L 9 kWh per m³
- voor aardgas H echter 10,5 kWh per m³
- Voor coke (zelden) kan men uitgaan van 8 kWh per kg
